Laatste nieuws update voor exposanten

Hallo exposant,

Lees deze gehele mailing goed door!

Het is bijna zover! Donderdag is de Mega Expo waar we zo lang naar hebben uitgekeken. Heb je het ook gemerkt dat het bruist? We zijn overal zichtbaar, op Social Media, in de pers, langs de wegen. We worden goed gezien!

Het aantal ticket-aanmeldingen loopt op het moment van schrijven al voor op vorig jaar rond deze tijd. We hebben wel signalen opgevangen dat het niet geheel duidelijk is dat de Golden Tickets ook nog verzilverd dienen te worden via het ticketsysteem. Heb jij of jouw relaties dit nog niet gedaan, doe dat snel via tickets.megaexpo.nl. Dat is de reden dat we vermoeden dat we veel meer bezoekers gaan krijgen dan de bevestigde tickets. We hebben vandaag, morgen en donderdag natuurlijk ook nog, dus we rekenen op minimaal zo’n 400 bezoekers, waarschijnlijk zelfs meer.

 

Parkeren exposanten

Vorig jaar was de Mega Expo een mega succes. Alle parkeerplekken waren bezet en bezoekers parkeerden auto’s zelfs langs de rand van de weg om binnen te kunnen komen. Omdat er nu indicaties zijn dat het nóg drukker gaat worden, is er in een vroeg stadium nagedacht over een promotionele actie die een alternatieve parkeervoorziening mogelijk maakt voor bezoekers en zijn er parkeerwachters ingeschakeld ter begeleiding.

We willen allemaal samen als gastheren en gastvrouwen de maximale parkeercapaciteit aan onze bezoekers gunnen. Daarom hebben we ook een extra parkeerzone ingericht voor exposanten aan de Ewinkel 12 (de parkeerplaats van Farmstore) op 7 minuten loopafstand van Van der Valk.

In je stand ligt een enveloppe met een routebeschrijving om het je gemakkelijk te maken. Wil je zorgen dat je auto daar staat vòòr 13:00? Bedankt voor je medewerking.

 

 

 

Relevante informatie voor het opbouwen

Donderdagochtend om 9u openen de deuren bij Van der Valk om te kunnen opbouwen. Houd er rekening mee dat er één lift in het pand aanwezig is. Dit zou tijdens de opbouw en tijdens het afbreken voor opstoppingen kunnen zorgen. Er is ook een brede trap die gebruikt kan worden.

Parkeer de auto’s of busjes niet direct voor de deur bij het uitladen, tenzij het niet anders kan. Houd de entree zo kort mogelijk bezet.

Wees bijzonder voorzichtig met de ‘Pipe and Drape’ theaterdoeken in de stands. Er mag niets aan worden gespeld of geniet, geplakt met duct tape of geklemd met klemmen. Wil je toch iets bevestigen? Overleg vooraf met Katrijn of Iwan van Empire events (stand nummer 41).

 

Bannerlane

Heb je een rolbanner over, die je niet in je stand gebruikt? Zet deze dan in onze Bannerlane op de vide. Vorig jaar zag dit er heel feestelijk uit!

 

Opening en exposantenrondes

Je hebt tot 12:45u de tijd om je stand op te bouwen. Dan opent Janine van Hulsteijn, wethouder van Economische Zaken van Gemeente Gennep, officieel de Maasvallei Mega Expo 2024.

Na deze opening zijn twee exposantenrondes, waar je de stands van collega-ondernemers kunt bezoeken. Eén standhouder loopt de eerste ronde mee en dan bemant de andere standhouder de stand en de tweede ronde vice versa.

Exposantenronde 1: 13.15u tot 14.30u
Exposantenronde 2: 14.30u tot 15.45u

 

Deuren open voor bezoekers

Om 16u gaan de deuren open voor bezoekers. Bezoekers kunnen hun jas kwijt in de (gratis) garderobe boven bij de entreebalie waar men ook incheckt. Daar worden ze door ons verwelkomd, en de bezoekers met een Golden ticket ontvangen een goodiebag. Iedereen ontvangt een plattegrond met een overzicht en tijdstippen van de workshops, de speedmatchingsessies en de paneldiscussies.

Dan kunnen ze alle stands gaan bezoeken. Natuurlijk zullen we ze inspireren om na hun eerste ronde een tweede ronde te lopen en beneden aan te sluiten bij de activiteiten in het Grand Café.

 

 

Catering

De lunch tijdens het opbouwen is voor eigen rekening, je kunt zelf iets meebrengen of beneden in het restaurant bij Van der Valk een lunch nuttigen. Koffie, thee en fris is bij het opbouwen, tussen 9:00 – 16:00u, onbeperkt beschikbaar bij het koffiebuffet beneden tegenover de Merwedezaal. Ook vind je hier dan enkele zoete lekkernijen.

Kitty en Monika van Adecco zullen tijdens de beurs rondrijden met wagentjes om jullie in de stands van koffie thee en water te voorzien. De koffie en thee wordt aangeboden door vantienen koffie.

Tussen 17.00 en 19.30u kun je in de Merwedezaal (begane grond) terecht voor een luxe broodjesbuffet met verse seizoensoep, 2 luxe belegde broodjes, een broodje kroket, Jus d’orange, melk en fruit. Dit buffet is alleen voor de aangemelde exposanten, je ontvangt van ons een dinervoucher. Die lever je in bij de zaal waar je kunt eten. De dinervouchers staan op naam en vind je terug in de enveloppe die op de beursdag in je stand op je tafel ligt. Neem bij dieetvoorkeuren of allergie contact met ons op als je dit nog niet gedaan hebt.

Zorg voor standbemanning, we hebben bij voorkeur geen onbemande stands tijdens de dinertijden. Er zullen papieren zakjes klaarliggen, zodat je je broodjes ook eventueel in de stand (‘on the go’) kunt nuttigen.

Twee consumptiemunten per persoon om te gebruiken tijdens de beurs of bij de netwerkborrel vanaf 21.00u in het Grand Café, liggen voor je klaar in je stand bij het opbouwen, samen met je naambadge en relevante laatste informatie.

 

Afbreken en de netwerkborrel

Om te voorkomen dat de laatste bezoekers overlast ervaren van afbrekende exposanten, willen we jullie met klem vragen om pas vanaf 21.00u af te breken. We zullen om de bezoekers vragen om naar het Grand Café te verplaatsen.

Houd ook bij het afbreken rekening met de lift en de trappen. Ook willen we je vragen om de entree en de parkeerplaats voor het hotel zoveel mogelijk vrij te houden. Mocht het niet anders kunnen, willen we je vragen om zo snel mogelijk weer weg te rijden. Dus wellicht wat zaken verzamelen in de hal en dan in één keer in de auto of bus te zetten.

Laat na de beurs, je naambadges achter op de statafels in je stand. Spoor ook mede exposanten uit jouw stand aan om niet te vergeten de badges achter te laten. Iemand van de organisatie haalt ze op.

 

Laatste marketingloodjes

Zoals gezegd; we gaan lekker met de promotie, offline en online.
Het zou gaaf zijn als iedere exposant vandaag een laatste oproep doet op de Social Media kanalen. Kijk voor inspiratie: www.megaexpo.nl/promotie

 

Calamiteiten

Zijn er calamiteiten? Zowel voor, tijdens als na de beurs bel je met 0485-20 20 60.
Floormanager Linda Giesen is via dit nummer direct bereikbaar en staat in verbinding met de rest van het team door middel van portofoons.
Je mag naar dit nummer ook een WhatsAppbericht sturen.

 

 

Dit succes creëren we samen, met alle exposanten vormen we een gastvrij team. Laten we de bezoekers een professionele en inspirerende beursdag geven om niet snel te vergeten!

Heel veel succes met de laatste voorbereidingen, tijdens het opbouwen en op de beurs! Bedankt voor jullie energie, enthousiasme en bevlogenheid. Samen Werken in de Regio.