Laatste nieuws update voor exposanten

Hallo exposant,

Lees deze gehele mailing goed door!
Stuur deze mail ook door naar de andere standhouders, zodat iedereen op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.

Het is bijna zover! Nog een paar dagen en dan is het donderdag 15 mei, dan er is er weer de Mega Expo waar we zo lang naar hebben uitgekeken. Heb je het ook gemerkt dat het bruist? We zijn overal zichtbaar, op Social Media, op de radio, in de pers, langs de wegen. De marketingmachine draait op volle toeren. Wij merken het aan het aantal tickets, dat op het moment van schrijven al voorloopt op vorig jaar rond deze tijd. Met andere woorden: we bereiden ons voor op weer een hele mooie goed bezochte beurs!

Hieronder een samenvatting van het programma van de dag en relevante informatie. Mocht je hierna toch nog vragen hebben, stuur dan een e-mail naar hallo@megaexpo.nl

Samenvatting

schema2025

“Samen met elkaar zijn we de gastheer en de gastvrouw van het evenement!”

[09:00 – 12:30] Het opbouwen

Donderdagochtend om 9u openen de deuren bij Van der Valk om te kunnen opbouwen. Houd er rekening mee dat er één lift in het pand aanwezig is. Dit zou tijdens de opbouw en tijdens het afbreken voor opstoppingen kunnen zorgen. Er is ook een brede trap die gebruikt kan worden.

Parkeer de auto’s of busjes niet direct voor de deur bij het uitladen, tenzij het niet anders kan. Houd de entree zo kort mogelijk bezet.

Bovenaan de trap, staan tafels met kannen koffie en thee en mineraalwater en lekkernijen. Speciale koffie, zoals cappuccino en flesjes frisdrank zijn beneden tegenover de Merwedezaal verkrijgbaar tot 16:00u. Je mag gratis gebruik maken van de koffiebar/drankenbuffet.

Wees bijzonder voorzichtig met de ‘Pipe and Drape’ theaterdoeken in de stands. Er mag niets aan de achterwand worden gespeld of geniet, geplakt met duct tape of geklemd met klemmen. Wil je toch iets bevestigen? Overleg vooraf met Katrijn of Iwan van Empire events (stand nummer 29). Er zijn alternatieven voor handen.

Kom je voor de eerste keer exposeren? TIP: kom op tijd. Tijdens het opbouwen ben je ongemerkt al aan het netwerken met je buren en mede-exposanten. Daar ontstaan waardevolle contacten!

[13:00] Officiële opening

Je hebt tot 12:30u de tijd om je stand creatief in te richten. Daarna verzamelen we voor de officiële opening door de wethouder EZ van de gemeente Bergen, Dhr. W. Bollen om 13:00u.

[13:15] Twee exposantenrondes

Vervolgens zijn er twee exposantenrondes, waar je de stands van collega-ondernemers kunt bezoeken. Eén standhouder loopt de eerste ronde mee en dan bemant de andere standhouder de stand en de tweede ronde vice versa. Iedere ronde duurt 1 uur en 15 minuten.
Na de exposantenrondes sluit benden de koffiebar/frisdrankbuffet en worden boven de kannen koffie/thee opgeruimd. Je kunt met de muntjes die je in de enveloppen in je stand hebt gevonden, drankjes bestellen. Lees meer hierover bij het kopje “catering” hieronder.

[16:00] Deuren open voor bezoekers

Om 16:00 gaan de deuren open voor bezoekers. Bezoekers kunnen inchecken bij de entreebalie en eventueel gebruik maken van de gratis garderobe. Men wordt ontvangen door hospitality studenten van het Koning Willem 1 College uit Cuijk.
Bezoekers met een Golden ticket ontvangen een promobag en een gouden polsbandje. Iedereen ontvangt een plattegrond-flyer met een overzicht van de stands en het programma.

[17:00 – 19:30] Luxe broodjesbuffet diner.

Tussen 17.00 en 19.30u kun je in de Merwedezaal (begane grond) terecht voor een luxe broodjesbuffet. Dit buffet is alleen voor exposanten, je ontvangt van ons een dinervoucher die je inlevert bij de ingang van de Merwedezaal. De dinervouchers staan op naam en vind je terug in de enveloppe die op de beursdag in je stand op je tafel ligt. Neem bij dieetvoorkeuren of allergie contact met ons op als je dit nog niet gedaan hebt. Er zullen papieren zakjes klaarliggen, zodat je je broodjes ook eventueel in de stand (‘on the go’) kunt nuttigen.

[21:00] Afbreken en netwerkborrel

Afbreken en opruimen mag nadrukkelijk pas vanaf 21.00u en niet eerder. We zullen de bezoekers vragen om naar het Grand Café te verplaatsen voor de netwerkborrel.

Houd bij het afbreken rekening met de beperkte capaciteit van de lift en we willen je vragen om de entree voor de ingang van Van der Valk vrij te houden. Mocht het niet anders kunnen, willen we je vragen om de ingang zo kort mogelijk bezet te houden. Dus wellicht kun je wat zaken verzamelen in de hal en dan in één keer in de auto, bus of aanhanger te zetten om direct plaats te maken voor de volgende.

Laat na de beurs je naambadges achter op de statafels in je stand. Spoor ook mede-exposanten uit jouw stand aan om niet te vergeten de badges achter te laten.
Je vindt een plastic afvalzakje in je stand. Verzamel je afval en leg het zakje bij je stand, dat scheelt veel tijd bij het afbouwen.
Je mag het bedrijfslogobord dat in je stand hangt voorzichtig losmaken en meenemen. De verlichting graag achterlaten op de statafel.
Het is de bedoeling om de beursvloer rond 23:00u weer helemaal leeg te hebben. Het is dus niet mogelijk om de volgende dag af te breken. Wil je de dag erna iets laten ophalen, bijvoorbeeld een meubelstuk door een transporteur, dan kun je dit in overleg met de organisatie afspreken. Doe dit graag vooraf. Je kunt hiervoor mailen naar hallo@megaexpo.nl of bellen met 0485-202060
De afsluitende netwerkborrel opent om 21:00u en de bar is open tot 0:00u. We zorgen voor een goede ambiance, fijne muziek en een inspirerende avond om je contacten met bezoekers en mede exposanten voort te zetten. Bij de bar kun je contant of met PIN je drankjes afrekenen. Je mag ook de muntjes gebruiken die je na de beursdag nog over hebt. Tijdens de avond gaan we rond met een aantal rondes warme hapjes en staan er zoutjes op tafel.

Catering gedurende de beursdag

De lunch tijdens het opbouwen is voor eigen rekening, je kunt zelf iets meebrengen of beneden in het restaurant bij Van der Valk een lunch nuttigen. Er is ook een McDonalds, KFC of Subway op ongeveer 5 minuten loopafstand.
Koffie, thee en fris is bij het opbouwen, tussen 9:00 – 16:00u, onbeperkt beschikbaar bij het koffiebuffet boven aan de trap of bij de koffiebar tegenover de Merwedezaal (beneden).
Zodra de deuren opengaan voor bezoekers, om 16:00u sluit het koffiebuffet en kun je de muntjes gebruiken die je in de envelop in je stand hebt gevonden.
In de stand staan ook twee pakjes/flesjes water per persoon.
Op de beursvloer kun je drankjes bestellen bij de studenten van het Koning Willem 1 college die rondlopen. Ze zullen herkenbaar zijn aan hun naambadges. De studenten die op de beursvloer rondlopen werken alleen met munten en kunnen geen betalingen met PIN of contant accepteren.
De dames van Adecco zullen ook vanaf 16:00u rondrijden met wagentjes om jullie in de stands van koffie thee en water te voorzien. De koffie en thee wordt aangeboden door vantienen koffie en is kosteloos.
Extra munten kun je kopen beneden bij de entree. We gebruiken geen pinapparaat en hebben geen contant geld in kas. We sturen je een betaalverzoek dat je ter plekke kunt betalen met je mobiele telefoon. Beneden bij de bar van Van der Valk kun je eventueel wel contant of met pin betalen.

Bannerlane

Heb je een rolbanner over, die je niet in je stand gebruikt? Zet deze dan in onze bannerlane.
Bij de ingang en bij de uitgang van de beurs kun je die neerzetten op aanwijzingen van de organisatie.

Maximaal 1 banner per bedrijf/organisatie.

Promobags

Dit jaar vullen de exposanten, voor bezoekers met een Golden Ticket, ook weer promobags. Daar mag iedere exposant een bijdrage in doen. We maken ca. 500 goodiebags. Je mag minimaal 100 items aanleveren en maximaal 500. Alles wat overblijft krijg je enkele weken na de beurs weer terug. We willen geen flyers of foldermateriaal meegeven, alleen goodies met bewaar-waarde. Een kortingsvoucher of bon mag wel, een flyer of brochure willen we niet toestaan. Wil je nog meedoen met deze promobags? Stuur dan een bericht naar hallo@megaexpo.nl, dan spreken we af wat er mogelijk is. Er zijn geen kosten aan verbonden. We hebben we alle materialen op tijd nodig, aangezien het vullen van de tassen een tijdrovende klus is.

Bezoeker Mega Expo

Parkeren exposanten

Vorige jaren was de Mega Expo een mega-succes. Alle parkeerplekken waren bezet en bezoekers parkeerden auto’s zelfs langs de rand van de weg om binnen te kunnen komen. Omdat er nu indicaties zijn dat het nóg drukker gaat worden, is er in een vroeg stadium nagedacht over alternatieve parkeervoorziening en begeleiding bij het parkeren door professionals. We schakelen ook dit jaar weer parkeerwachters in.

We willen allemaal samen als gastheren en gastvrouwen de maximale parkeercapaciteit aan onze bezoekers gunnen. Daarom hebben we ook een extra parkeerzone ingericht voor exposanten aan de Ewinkel 12 (de parkeerplaats van Farmstore) op 7 minuten loopafstand van Van der Valk.

In je stand ligt een envelop met een routebeschrijving om het je gemakkelijk te maken. Wil je zorgen dat je auto daar staat vòòr 13:00? Bedankt voor je medewerking. Tip: na de beurs, als het donker is, is het pad naar Farmstore onverlicht. Het kan prettig zijn en veiliger voelen om in groepjes terug te lopen naar de exposantenparkeerplaats. Het is ongeveer 550 meter lopen.

Laatste marketingloodjes

Maak gebruik van deze laatste dagen. Alle marketing draait volop, nu bereik je in hele korte tijd de 7 contactmomenten die marketingwaarde omzetten in actie. Tijdens komende paar dagen nemen aspirant-bezoekers de beslissing om de beurs te bezoeken. Post dus nog snel iets op je sociale kanalen, maak gebruik van de Social Media-kit ( https://drive.google.com/drive/folders/1_vsxtljZrfXcQNmgXiFmMQvmhfbDsn3k?usp=sharing ) , deel je laatste coupons uit zodat je relaties een Golden Ticket kunt geven. Belangrijke kennis: Als iedere exposant 10 tot 15 coupons uitdeelt in zijn netwerk en daardoor 5 bezoekers aantrekt, dan levert dat in één klap 275 extra bezoekers op! Samen maken we dit tot een succes.

TIP: Je kunt een zakelijke relatie ook een foto van de coupon sturen per Whatsapp.

Calamiteiten

Zijn er calamiteiten? Zowel voor, tijdens als na de beurs bel je met 0485-20 20 60. Floormanager Linda Giesen is via dit nummer direct bereikbaar en staat in verbinding met de rest van het team door middel van portofoons. Je mag naar dit nummer ook een WhatsAppbericht sturen, die worden ook gelezen. Je vindt Puck en/of Erik ook bij de ingang van de beursvloer boven bij stand 1.

Dit succes creëren we samen, met alle exposanten vormen we een gastvrij team. Laten we de bezoekers een professionele en inspirerende beursdag geven om niet snel te vergeten!

Heel veel succes met de laatste voorbereidingen, tijdens het opbouwen en op de beurs! Bedankt voor jullie energie, enthousiasme en bevlogenheid. Deze 2025-editie staat in het teken van ‘Ontmoeten, ontwikkelen en ondernemen’.